Smartforms

Wat zijn Smartforms?

Smartforms is een flexibele tool binnen het Afosto Order Management Systeem (OMS) waarmee je je eigen definitie van productdata kunt maken.
In plaats van te werken met één vaste productstructuur, kun je met Smartforms zelf bepalen welke velden, categorieën en opties relevant zijn voor jouw type producten.

Waarom Smartforms gebruiken

Smartforms maakt het mogelijk om productdata op een gestructureerde en schaalbare manier vast te leggen.
Het is niet alleen bedoeld voor organisaties met een complex assortiment, maar juist ook voor bedrijven die controle en kwaliteit van productdata belangrijk vinden.

Met Smartforms kun je per productcategorie vastleggen welke gegevens verplicht, optioneel of niet van toepassing zijn.
Zo dwing je bij het aanmaken of bewerken van producten al af dat de juiste data wordt ingevuld.
Hierdoor weet je zeker dat alle ingevoerde productinformatie direct voldoet aan de eisen van:

• externe marketplaces (zoals Bol.com of Amazon)
• verzendproviders en logistieke regels
• filter- en zoekfunctionaliteit op je webshop
• analytische en marketingtools (zoals GA4, Meta, of Klaviyo)

In plaats van pas achteraf te ontdekken dat productdata onvolledig of onjuist is, borg je met Smartforms de datakwaliteit aan de voorkant van het proces.
Zo geef je medewerkers én AI-modellen duidelijke richtlijnen over wat er per productcategorie ingevuld moet worden, en voorkom je inconsistenties en fouten direct bij de invoer.

Belangrijkste voordelen:

• Flexibele datamodellering per productcategorie
• Consistente en complete productinformatie
• Herbruikbare attributen en opties
• Snelle en foutloze onboarding van nieuwe producten
• Directe validatie tegen PIM- en marketplace-vereisten

Smartform Management in het OMS

In het menu van het OMS vind je Smartforms onder:
Producten → Smartforms

Hier beheer je:

• je Smartforms (de formulieren zelf)
• de categorieën binnen elk formulier
• de attributen (velden)
• de opties (keuzewaarden)

Een nieuw Smartform aanmaken

1. Overzicht openen

Navigeer naar Producten → Smartforms.
Je ziet een overzicht van bestaande formulieren met hun naam en aanmaakdatum.

2. Nieuw formulier toevoegen

Klik rechtsboven op Smartform toevoegen.
Er verschijnt een venster waarin je de naam van het formulier kunt invoeren.

• Naam smartform: geef een herkenbare naam, bijvoorbeeld Juweelwinkel form of Kleding formulier.
• Klik op Toevoegen om het formulier op te slaan.

Het nieuwe formulier verschijnt nu in het overzicht.

Een Smartform bewerken

Klik op de naam van het formulier om het te openen.
Binnen een Smartform zijn er drie tabbladen beschikbaar:

• Categorieën
• Attributen
• Opties

Deze vormen samen de structuur van je formulier.

Categorieën beheren

1. Nieuwe categorie toevoegen

Open het tabblad Categorieën en klik op Toevoegen.

• Geef de categorie een naam, bijvoorbeeld Sieraden of Horloges.
• Klik op Opslaan om de categorie te bewaren.

Je kunt vervolgens subcategorieën aanmaken, bijvoorbeeld:

• Sieraden → Armband → Schakelarmband
• Sieraden → Ring
• Sieraden → Oorbellen

Categorieën kunnen worden versleept om de volgorde of hiërarchie aan te passen.

2. Naam wijzigen of verwijderen

Klik op het menu met drie puntjes naast de categorienaam:

• Naam bewerken om de naam aan te passen.
• Categorie verwijderen om deze te verwijderen.

Attributen beheren

Attributen zijn de velden binnen een categorie.
Voorbeelden: Lengte (cm), Kleur, Materiaal, Prijsverhoging, Afbeelding.

1. Nieuw attribuut toevoegen

Ga naar het tabblad Attributen en klik op Attribuut toevoegen.
Er verschijnt een formulier waarin je de eigenschappen van het attribuut instelt.

Velden

• Naam en key:
• Naam is de zichtbare titel (bijv. “Lengte armband (cm)”).
• Key is de technische referentie (bijv. “length_cm”).
• Omschrijving:
  Beschrijf waar dit veld voor dient, bijvoorbeeld: Lengte van de armband in centimeters.
• Datatype:
  Kies het type invoer (bijv. Tekst, Nummer, Boolean, Afbeelding).
• Max length:
  Stel de maximale lengte in voor tekstvelden.
• Opties (optioneel):
  Koppel een bestaande optielijst (bijvoorbeeld Kleurenlijst).
• Unit (optioneel):
  Voeg een eenheid toe, zoals cm, kg of €.
• Overige instellingen:
• Multi value – Sta meerdere waarden toe voor dit veld.
• Restrict special characters – Beperk speciale tekens in de invoer.

Klik op Opslaan om het attribuut toe te voegen.

2. Attributen beheren

In de attributentabel zie je:

• de naam en omschrijving
• het gekoppelde datatype
• of het veld multi value is
• de gekoppelde optie of unit

Via het menu aan de rechterzijde kun je een attribuut:

• Bewerken
• Dupliceren (handig bij vergelijkbare velden)
• Verwijderen

Je kunt de lijst ook exporteren als .csv.

Opties beheren

Opties zijn herbruikbare keuzelijsten die je kunt koppelen aan attributen.

1. Nieuwe optie aanmaken

Ga naar het tabblad Opties en klik op Optie toevoegen.
Je krijgt een formulier met de volgende velden:

• Naam: de naam van de optielijst (bijv. Kleur of Maat).
• Omschrijving: korte toelichting of gebruikscontext.
• Waarden: voeg één of meerdere waarden toe, bijvoorbeeld:
• Rood
• Blauw
• Groen
• Zwart

Klik op Opslaan om de optielijst te bewaren.

2. Opties beheren

In het overzicht kun je bestaande opties:

• Bewerken
• Dupliceren
• Verwijderen

Daarnaast kun je de optielijsten exporteren als .csv voor gebruik in andere formulieren.

Attributen koppelen aan categorieën

Binnen het tabblad Categorieën kun je per categorie aangeven welke attributen zichtbaar of verplicht zijn.

1. Selecteer een categorie in de linkerkolom.
2. Klik rechts op Attribuut toevoegen om velden toe te voegen aan de categorie.
3. In de lijst kun je voor elk attribuut instellen:
4. Show: of het attribuut zichtbaar is in het formulier.
5. Mandatory: of het attribuut verplicht is om in te vullen.

Deze instellingen zorgen dat gebruikers alleen de relevante velden zien bij het toevoegen van productdata.

Best practices

• Maak formulieren per productgroep (bijv. Juwelen, Kleding, Elektronica) in plaats van één groot formulier.
• Gebruik herbruikbare optielijsten om consistentie te behouden.
• Houd de naamgeving van attributen eenduidig (bijv. Lengte (cm) in plaats van Lengte armband).
• Archiveer formulieren die niet meer gebruikt worden om overzicht te behouden.
• Gebruik exportfuncties om definities te delen tussen teams of om back-ups te maken.

Samenvatting

Met Smartforms bepaal je zelf hoe productdata wordt vastgelegd binnen je organisatie.
Door categorieën, attributen en opties te combineren, kun je formulieren bouwen die precies aansluiten op jouw assortiment en databehoefte.

Zo ontstaat een schaalbare en consistente manier om productinformatie te beheren — volledig geïntegreerd in het Afosto OMS.